La lettre recommandée électronique pour la copropriété

La lettre recommandée électronique pour la copropriété

Mis à jour le 20/07/2019

La dématérialisation des notifications en copropriétés est autorisée depuis 2015, de plus en plus de copropriétaires y ont recours.

La Lettre recommandée électronique pour la copropriété est régie par l’article L.100 du code des postes et télécommunications électroniques issu de loi du 7 octobre 2016 pour une République Numérique qui pose le principe de l’équivalence de la lettre recommandée électronique (LRE) et de la lettre recommandée papier.

Les conditions d’une telle équivalence devaient cependant être fixées par un décret en l’occurrence celui du 9 mai 2018 (n°2018-347) qui est entré en vigueur le 1er janvier 2019. Mais le droit français a ici laissé le soin à des textes européens de définir les  conditions requises pour que la LRE ait la même équivalence que la LRAR papier. Les critères de fiabilité et de validité de la LRE doivent ainsi répondre aux exigences du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014 dit « règlement e-IDAS ».

Les dispositions techniques de la LRE

Les exigences requises par ce texte porte sur l’identité de l’expéditeur et du destinataire, la preuve du dépôt et de la réception mais aussi sur les obligations du prestataire de la LRE vis-à-vis de ces deux parties.

Il est ainsi nécessaire que :

  • le prestataire qui fournit la lettre recommandée électronique soit un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo) ;
  • l’identité de l’expéditeur et du destinataire soient garanties avant la fourniture des données ;
  • l’envoi et la réception des données par le prestataire soient sécurisés par une signature électronique et horodatés.

Autrement dit, aujourd’hui, pour que la lettre recommandée électronique dispose de la même garantie d’équivalence que la lettre recommandée papier, elle doit obligatoirement être qualifiée. On parle alors de lettre recommandée électronique qualifiée.

Et seule cette lettre recommandée électronique qualifiée bénéficie comme la LRAR papier d’une présomption quant à l’intégrité des données, à l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié et à leur réception par le destinataire identifié ainsi qu’à l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service.

Elle aura donc une fiabilité et une valeur probante certaine alors que tel ne sera pas le cas de la LRE non qualifiée.

Les convocations ou les procès-verbaux d’assemblées de copropriété peuvent être reçus par lettre recommandée électronique.

Le décret du 21 octobre 2015 précise les conditions dans lesquelles sont dématérialisées les notifications relatives aux convocations et aux procès-verbaux d’assemblées générales, ou les mises en demeure signifiées aux copropriétaires.

Bref rappel des dispositions en vigueur avant le décret du 21 octobre 2015.

La convocation d’assemblée générale de la copropriété est remise suivant les cas, en main contre émargement par le Gardien – si son contrat de travail le précise – ou expédiée par voie de lettre recommandée avec accusé de réception.

Le procès-verbal de l’assemblée générale de la copropriété est expédié par lettre simple ou par mail aux copropriétaires présents à l’assemblée générale et non opposants. Il est expédié en lettre recommandée AR aux absents, et aux copropriétaires s’étant opposés ou abstenus à l’une ou l’autre des résolutions soumises au vote.

Quels délais courent dès première présentation de la lettre recommandée ?

Le délai d’envoi de la convocation est de 21 jours précédant l’assemblée générale (décomptés du lendemain,  jour ouvrable, de la première présentation de la lettre recommandée à la veille, jour ouvrable, du jour de l’assemblée générale).

Le délai de contestation de l’assemblée générale par devant le TGI du lieu de la copropriété est de deux mois à compter du lendemain de la 1ère présentation de la lettre recommandée contenant le procès-verbal de l’assemblée, pour les absents ou opposants.

Les frais d’affranchissement sont à la charge de la copropriété,  la dématérialisation des notifications est donc un bon moyen de réduire les charges de gestion courante » rappelle Germain Perrissel, Directeur Administratif et Financier du groupe Agence Etoile.

Comment demander à recevoir les notifications du syndic par LRE ?

Demander à recevoir la convocation d’assemblée générale ou le procès-verbal par voie électronique vous permettra d’éviter un déplacement fastidieux à la Poste comme c’est le cas avec la lettre recommandée traditionnelle.

Vous êtes copropriétaire, vous pouvez à tout moment notifier à votre syndic de copropriété, par lettre recommandée avec accusé de réception, que vous acceptez d’être rendu destinataire des notifications ou des mises en demeure par voie électronique. Vous préciserez dans cette lettre l’adresse mail à laquelle vous souhaitez recevoir ces notifications.

Dans le cas d’une société, c’est le mandataire social qui doit autoriser le syndic à lui notifier les envois en courrier electronique, précisant également l’adresse mail à laquelle il recevra ces notifications.

Dans le cas d’une indivision, c’est le représentant de l’indivision qui autorise le syndic.

L’accord express d’un ou plusieurs copropriétaires pour recevoir le courrier du syndic par lettre recommandée électronique peut également être consigné au procès-verbal de l’assemblée générale.

Comment annuler l’autorisation donnée au syndic de recevoir les notifications par voie électronique ?

Vous pouvez ensuite à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception, signifier au syndic que vous n’acceptez plus d’être rendu destinataire des notifications par voie électronique concernant la copropriété .

Comment sont calculés les délais des notifications ?

Comme en matière de lettre recommandée postale, le délai que fait courir la lettre recommandée électronique se décompte dès le lendemain de sa première présentation de l’avis dans la boîte mail du copropriétaire.

Comment fonctionne la lettre recommandée électronique ?

Une lettre recommandée électronique (LRE) est totalement dématérialisée. Le copropriétaire reçoit un email lui indiquant qu’une lettre recommandée lui est envoyée et l’invitant à se connecter à la plate-forme en ligne pour en prendre connaissance.

La LRE apporte des preuves probantes. Avec chaque envoi, sont émis un accusé de réception et un accusé de dépôt. L’accusé de réception est généré uniquement après l’ouverture de la LRE par le destinataire.

La lettre recommandée électronique est-elle un moyen sûr quant à la confidentialité du courrier ?

Chez Agence Etoile, nous avons identifié LegalBox comme tiers de confiance.

Conformément aux articles 1316-1 et 1369-8 du code civil, un recommandé électronique acheminé par LegalBox permet :

  • D’identifier LegalBox comme tiers de confiance
  • De respecter l’anonymat de l’expéditeur jusqu’à l’ouverture de la LRE
  • De garantir l’identité du destinataire
  • De garantir l’intégrité de la lettre recommandée
  • D’établir si la lettre recommandée a été remise ou non au destinataire
  • De conserver l’accusé-réception pendant 10 ans

Quel est le prix de la lettre recommandée électronique ?

Une lettre recommandée électronique (LRE) LegalBox a un prix fixe d’1,90 euros  (HT) / envoi avec les pièces jointes pouvant aller jusqu’à 50 Mo, contrairement au recommandé  papier qui peut dépasser les dizaines d’euros par envoi.

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